Wordをナメてかかると痛い目を見る!? 効率アップ＆凡ミス回避に効く便利テク

地味だけど効率アップ＆凡ミス回避に効く

　Wordの機能を積極的に覚えようとする人は少ないですよね。日本語入力はできますし、ボタン名などから機能も連想できるので、Excelと比較して簡単に感じるのも事実です。職場で引き継いだファイルを修正する作業が多いなら“困った”状況になることも少ないでしょう。

　ただ、Wordにも覚えておきたい便利なテクニックはあります。Wordに慣れている人は何気なく使っていて、わざわざ教えてもらえなそうなポイントをまとめました。効率アップだけでなく、凡ミスを回避できるはずですよ。

「クリップボード」でコピペを効率化

　コピー＆ペーストのショートカットキーは［Ctrl］＋［C］／［V］ですが、直前にコピーしたテキストのみを貼り付けるだけと決めつけていませんか？　過去に“コピペ”した内容は「クリップボード」の履歴から選択して貼り付け可能です。

　アイコンでコピー元のアプリを確認できるのも便利です。Wordだけではなく、ExcelやPowerPointでも共通。履歴も同期します。

［ホーム］タブの［クリップボード］をクリックする

クリップボードにコピーした履歴が表示される。アイコンでコピー元のアプリを確認することも可能

［すべて貼り付け］や［すべてクリア］のほか、個別に［∨］－［削除］で履歴を削除できる

レイアウトの調整に［space］キー連打はNG

　行頭の字下げのために［space］キーを連打してはいけません。修正時に余計な手間がかかります。以下のようなファイルを見かけたことがありませんか？

字下げのために全角スペースが挿入されている。また、行末で折り返すために段落が分けられている

文章を編集した場合、スペースや改段記号などを削除する手間がかかる

　このようなレイアウトの調整は“インデント”の機能を使うのが定番。［表示］タブにある［ルーラー］にチェックを付けて、ルーラーを表示しておきましょう。行頭は［左インデント］、右端は［右インデント］をドラッグして調整します。

［表示］タブにある［ルーラー］にチェックを付けて、ルーラーを表示しておく

四角のハンドルが［左インデント］。マウスポインターを合わせたときに表示されるツールチップを確認しよう。なお、下向きの三角は段落の1行目にインデントを設定する［1行目のインデント］、上向きの三角は2行目以降のインデントを設定する［ぶら下げインデント］となる

インデントを設定したい段落を選択しておく。［左インデント］を右方向へドラッグする

［右インデント］を左方向へドラッグすると、右端の折り返し位置を調整できる

［Enter］キー連打も禁止。改ページは［Ctrl］＋［Enter］

　見出しなどのセクションの区切りで改ページしたいことがありますよね。［Enter］キーの連打も避けるべきです。文章の増減や図版などのサイズ調整によって、改ページ位置が崩れてしまいます。［Ctrl］＋［Enter］キーを押すことで“改ページ”を挿入できます。

　なお、スペースや改段記号、改ページなどの編集記号は［Wordのオプション］から表示・非表示を切り替えられます。［すべての編集記号を表示する］にチェックを付けておくことをおすすめします。

［Enter］キーを押して、改段記号を挿入した例

上部の文章量が増えた場合など、改ページの位置が崩れてしまう

［Ctrl］＋［Enter］キーを押して“改ページ”を挿入するのが正解

スペースや改段記号、改ページなどの編集記号が表示されない場合は［Wordのオプション］で設定しよう。［表示］の［すべての編集記号を表示する］にチェックを付けておくのがおすすめ

書式は連続コピー可能

　見出しなどの特定の箇所に設定された書式を目視で確認して、共通する部分に対して個別に設定したりしていませんか？　フォントの種類やサイズ、太字などのほかにも、行間や段落書式など、ぱっと見で判断できない書式はいろいろあります。

　手動で設定して完全に一致させることは難しいですし、手間がかかって仕方ありません。書式の“連続コピー”を利用しましょう。［ホーム］タブにある［書式のコピー/貼り付け］ボタンを「ダブルクリック」します。

書式をコピーしたい文字列を選択しておく（ここでは行全体）。［ホーム］タブにある［書式のコピー/貼り付け］ボタンを「ダブルクリック」する

書式の貼り付け先をクリックする

書式が貼り付けられる

連続して、ほかの箇所にも書式を貼り付けられる