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スケジュール管理ソフトで時間を使いこなそう

時は金なり! こみ入った予定をスマートに管理して自分の時間を確保

(01/07/17)

 スケジュール管理は社会人の基本。うまく時間を使いこなして、忙しい中にも自分の時間を確保したいところ。でも、システム手帳は書き込むのがちょっと面倒という人も多いはず。そんな人にオススメしたいのが、パソコンを使ったスケジュール管理。すべてを“データ”として処理できるスケジュール管理ソフトなら、一度書き込んだデータの修正もすぐにできるし、類似する予定をコピー&ペーストで素早く追加なんて芸当も簡単。今回は見た目にも楽しいデスクトップマスコット風のソフトや、部署全体のスケジュールを管理できるものなど、さまざまな種類のスケジュール管理ソフトを紹介しよう。

■ 秘書タイプのソフトで“楽しく”スケジュール管理

 スケジュールを楽しく管理したいなら、キャラクターと対話できる秘書タイプのスケジュール管理ソフトがオススメ。対話型でわかりやすくとっつきやすいため、これまでスケジュール管理ソフトを使ったことがないという人にもオススメだ。デスクトップが華やいで、見た目にも楽しくスケジュールを管理できる。

デスクトップに常駐する秘書ソフト「PC秘書さん」

「PC秘書さん」
「PC秘書さん」
 7頭身の女性キャラクターがデスクトップに常駐し、スケジュール管理やアドレス帳などの機能をユーザーに提供するデスクトップ秘書ソフト。メガネをかけた知的な女性から、ワンピースを着た女の子など4人の女性秘書の中から1人を選択してデスクトップに表示することができる。秘書をクリックすると各種のメニューが表示され、スケジュール設定やアドレス帳の確認、日付や時刻の表示などのコマンドを選択できる。スケジュールの設定はカレンダーで日付を選んで簡単に登録可能。起動時にその日の予定が表示されるのも便利だ。指定時刻になるとメモをポップアップして通知するアラーム機能や、ノートパソコンのバッテリー残量をチェックする機能など、常駐させて使うと便利な機能も豊富に用意されている。

【著作権者】Fj-soft
【ソフト種別】フリーソフト
【バージョン】3.03

□Fj-soft
http://www.bekkoame.ne.jp/ha/fj-soft/main.html

秘書機能付きデスクトップマスコット「電脳お助け猫 ねこもも」

「電脳お助け猫 ねこもも」
「電脳お助け猫 ねこもも」
 秘書機能が付いたデスクトップマスコットソフト。デスクトップに常駐したアニメ風のかわいい猫耳の女の子が、カレンダーやスケジュール表などを呼び出してしてくれる。放っておくと、おもむろに時刻や曜日などを吹き出し表示で話し出し、夜になると「お外、暗くなっちゃいましたね〜」などと話しかけてくることもある。スケジュール機能は、時刻と予定、メモなどを記入できるシンプルな形式。登録した予定は時間がくると内容をポップアップして知らせてくれる。スケジュール管理機能以外にも、メールチェッカーや、ファイルの圧縮・解凍機能、あらかじめ登録したアプリケーションを起動できるランチャー機能など、豊富な機能を備えている。キャラクターがウィンドウ操作の邪魔になる場合はタスクトレイに収納できるのも便利だ。

【著作権者】888 氏
【ソフト種別】フリーソフト
【バージョン】1.15a(01/04/13)

□チキチキチキニータ
http://hp.vector.co.jp/authors/VA020801/

■ ガントチャート型で複雑な工程も“きっちり”管理

 仕事で複数のプロジェクトを同時進行するときは、その日一日の予定だけでなく、全体のスケジュールに含まれる複数の工程の進行状況を管理する必要がある。そんなときにオススメなのが、時間軸上に配置した帯や横線で工程を表す“ガントチャート”と呼ばれるスケジュール表だ。1つのスケジュールに対して複数の工程を色分けして書き込めるため、長期間にわたる予定や各工程の関連性を視覚的にきっちり管理することができる。

ガントチャートによるスケジュール表作成ソフト「がんすけ」

「がんすけ」
「がんすけ」
 帯の色分け表示やフォント設定など、スケジュールの見やすさにこだわったフリーのガントチャートソフト。工程を示す帯には予定の簡単なコメントを入力でき、フォントの種類やフォントのサイズ、フォントの色、背景色などを指定して見やすく表示できるようになっている。日付に沿って横一列に並べるだけでなく、複数の予定を階段状に並べることもでき、1つのプロジェクトを「企画」「調整」「施行」「確認」など、工程別に管理できる。複数の異なるプロジェクトが同時に進行するスケジュールでも、スケジュール表を横線で区切って、1つのウィンドウ内で複数のプロジェクトを表示できるのが便利だ。作成したスケジュール表は「がんすけ」のウィンドウデザインとほぼ同じレイアウトで印刷可能。プロジェクトの進行役などを任されたときに使うと効果を発揮するだろう。

【著作権者】Izu 氏
【ソフト種別】フリーソフト
【バージョン】0.89(01/06/21)

□がんすけ download page
http://www4.ocn.ne.jp/~izu1/software/gunsuke.htm

ガントチャートで作業工程を管理する「ZArrow」

「ZArrow」
「ZArrow」
 スケジュールの達成率をひと目で把握できるガントチャートソフト。横長の帯で表現するそれぞれの工程のうち、完了した作業分だけを別の色の線で塗りつぶしていく。塗りつぶされた部分が今日の日付に達していなければ、進行が遅れていることになるなど、複数の作業の進捗状況をひと目で把握できるのが特長。作業の開始予定日と終了予定日を入力するだけで簡単にスケジュールを設定でき、それぞれの作業の担当者を割り当てておけば、全体の作業に必要な工数をボタン一つで計算できる。作業の進捗状況を達成率で表示することができ、達成率を自分で入力したり、予定している作業量と現時点の実績を数値を入力して達成率を自動計算させて表示させることも可能。連携が必要な複数の作業をリンクさせる機能もあり、どこかの予定が遅れた場合は、終了予定日を変更するだけで関連するほかのスケジュールも自動的に変更される。

【著作権者】ZZ Project
【ソフト種別】シェアウェア 3,000円
【バージョン】1.81(00/05/28)

□ZZ Project
http://member.nifty.ne.jp/yusa/

■ 携帯電話やPDAでスケジュールを“どこでも”管理

 外出することが多い人にとっては、いくらパソコンでデータを管理しても、それを手帳のように持ち運んでいつでも確認できなければ意味がない。そんな人にオススメなのが、携帯電話やPalm、Pocket PCのようなPDAと連携できるスケジュール管理ソフト。営業職など外出することが多い人は、どこでもスケジュールを持ち運べるようになる。

iモードやEZwebでもアクセスできるスケジューラー「PIM-face」

「PIM-face」
「PIM-face」
 iモード、J-スカイ、EZwebなど、インターネットサービスに対応した携帯電話から予定を参照できるスケジュール管理ソフト。入力した予定データは、ボタン一つでインターネット上の専用サーバーと同期されるようになっており、外出先のパソコンのWebブラウザーやiモードなどの携帯電話から参照することが可能。Webブラウザーや携帯電話で参照する場合は、「PIM-face」のホームページにアクセスしてIDとパスワードを入力するだけでよい。電子手帳を模したシンプルなインターフェイスになっており、スケジュール管理ソフト初心者にも直感的に操作できる。携帯電話の通話エリアならどこでもすばやくスケジュール確認できるのでオススメ。

【著作権者】(株)アイフェイス
【ソフト種別】フリーソフト
【バージョン】2.0

□Every Sync - PIM-point.com
http://www.pim-point.com/

さまざまなPDAと同期できるPIMソフト「DIM@2000」

「DIM@2000」
「DIM@2000」
 Pocket PCやPalm端末、ザウルスなどさまざまなPDAとデータを同期させることができるスケジュール管理ソフト。スケジュール管理やToDo管理、住所録管理などPIMソフトの基本機能を備えたメインモジュールと、別配布されている拡張モジュールを組み合わせることでPDAとのデータの同期が可能になる。「WinCE/PockePC接続モジュール」「Palm OS接続モジュール」「ザウルス接続モジュール」など、複数の拡張モジュールが公開されているので、自分の使っているPDAにあわせて必要な拡張モジュールを追加しよう。日間/週間/月間/年間の4種類のスケジュール表で入力した予定を、手持ちのPDAでどこでも確認することができる。

【著作権者】新潟キヤノテック(株)
【ソフト種別】シェアウェア 本体・各モジュール2,000円
【バージョン】-

□DIM@2000
http://dim.niigata-canotec.co.jp/

■ ネットワーク対応型で“みんなで”スケジュール管理

 職場では、個人個人のスケジュールはもちろん、一緒に仕事をするチームのスケジュール管理も重要。自分だけでなく、チーム全体やほかの人のスケジュールも参照できれば、いちいち予定をたずねる手間も省けて効率的に仕事の管理ができるはずだ。職場にLAN環境が整備されているのなら、ネットワークを通してチーム全体のスケジュールを共有できるスケジュール管理ソフトを使ってみよう。

ネットワークに対応したフリーのスケジュール管理ソフト「Schedule Board」

「Schedule Board」
「Schedule Board」
 複数のメンバーのスケジュールを同時に管理できるネットワーク対応のスケジュール管理ソフト。同じグループに登録したメンバー全員の1日分のスケジュールを一覧表示したり、個人別のスケジュールを1カ月分まとめて表示することができる。画面は左から右に0時から24時のマス目が区切られており、新たなスケジュールを登録する場合は予定の時刻をマウスで範囲指定しスケジュールの内容をキーボードで入力するという方式。自分以外のメンバーのスケジュールも登録可能で、登録したスケジュールをダブルクリックすると、スケジュールの詳しい内容と登録した人の名前が表示される。基本機能のスケジュール管理機能は非常にシンプルだが、人事異動などでグループが変わったメンバーのスケジュールを移行する「Group Editor」など、複数の支援ソフトがシェアウェアとして公開されている。

【著作権者】ルミックス・インターナショナル(株)
【ソフト種別】フリーソフト
【バージョン】2.61

□スケジュール管理ソフトSchedule Board
http://www.rumix.com/sb/

Webブラウザー上で操作するフリーのグループウェア「Personi Office」

「Personi Office」
「Personi Office」
 Webブラウザー上で操作するフリーのグループウェア。ネットワーク接続されたWebサーバーに「Personi Office」をインストールし、他のパソコンからWebブラウザーでアクセスすることで「Personi Office」の機能を利用できる。複数のユーザーが同時にアクセスして、各ユーザーが自分の情報をWebブラウザー上で管理できるのが最大の特徴。“スケジュール”や“アドレス帳”といった一般的なメニューのほか、カレンダーや1日分のスケジュール表、他のユーザーの在席状況を知らせる“行き先案内板”機能などがあり、SOHOや数人程度の小さな部署での仕事に活用できるだろう。1日のスケジュールは30分単位で書き込むことができ、住所録を50音順やアルファベット順で分類整理したり、現在かかえている仕事を優先度や進捗状況の割合とともに“TO DO”として記録できる。自分が加入しているプロバイダーのメールを利用してWebブラウザー上で送受信する機能や、他のユーザーと自由に議論できる“掲示板”機能など、とにかく多機能。高価なグループウェアを導入する前に一度試してみてほしい。

【著作権者】(有)パーソンアイ・ドット・コム
【ソフト種別】フリーソフト
【バージョン】1.2(01/04/12)

□Personi.com
http://www.personi.com/japan/

(津田 大介)

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